17. desember 2018
 
NasjonalparksenterMøtereferater 2018
This text is replaced by the Flash movie.

 Protokoll fra styremøte 27.november 2018 Minimer

Protokoll fra styremøte i Stiftelsen Vollan gård
Dato: 27.11.2018, KL. 11.00-14.00
Sted: Vollan gård

Tilstede fra styret: Per Hvamstad, Steinar Munkhaugen, Ola Rønning, Egil Ween, Anne Laila Fossum, Kristin Lund Austvik
Forfall fra styret:
Andre tilstede:

Sak 12/18 Referat fra styremøtet 11.04.2018
Referatet er sendt ut og ble også lagt fram i møtet.
Vedtak: Referatet ble godkjent.

Sak 13/18 Referatsaker
Sommersesongen og arbeidet sommerverten la ned har fungert veldig bra. Dugnaden gikk også greit. Samarbeidet med fiskefestivalen fungerte utmerket og de har uttrykt et ønske om å være på Vollan til neste år også.
Per Hvamstad har hatt et møte med ny nasjonalparkforvalter, Eli Grete Nisja, og informert henne litt om Vollan og Stiftelsen.
Det har vært et møte mellom Stiftelsen Vollan gård og Levende bygder. Møtet gikk greit, men det er en del uklarheter i referatet og mulig er det noen misforståelser ute og går. Per ønsker et nytt møte med Levende bygder og den politiske komiteen i kommunen.
Tas til orientering.

Sak 14/18 Økonomi
Per gikk gjennom kontobeholdningen og balansen. Stiftelsen betaler hver måned på et lån til Tynset kommune for garasjen. Dette bør sjekkes om det bør betales helt ned, eller om det er mulig å betale bare et par ganger i året for å få ned kostnader til regnskapsføring. Per gikk gjennom regnskapet så langt i år. Stiftelsen har en dialog gående med Miljødirektoratet om den årlige tildelinga av midlene til Vollan som infosenter for Forollhogna nasjonalpark. Utgiftene til revisjon og regnskap er ganske høye. Det er mulig å redusere en del av kostnadene til regnskap ved å gjøre mer av fakturering etc. selv. Mulig kan vi også redusere kostnadene til revisjon, men dette må sjekkes nærmere.
Reskontro: fakt 100 strykes fra reskontrolista.
Per skal undersøke nærmere om det er mulig å momsregistrere stiftelsen for å få refusjon på momsen. Omregistrering av Stiftelsen til en annen organisasjonsform kan også være en løsning for å slippe revisjon. Steinar Munkhaugen sjekker nærmere om denne muligheten. Avtalen med Vektstra skal fornyes fra 2019, så da bør det hentes inn kostnadsoverslag fra flere aktører.
Det er lagt et utkast til avtale om salg av sekretærtjenester fra Kvikne Utmarksråd til Stiftelsen Vollan gård. Per la fram avtaleforslaget. Det må inn en setning om at daglig leder også skal
arbeide med prosjektsøknader og oppfølging av disse og eventuelt etter nærmere ordre fra styreleder eller styret. Det bør også inn en setning om årlig betaling etter avtale.
Vedtak: Gjennomgangen tas til orientering. Det undersøkes om lånet til kommunen bør betales ned i sin helhet nå, eventuelt om man kan betale et par ganger i året på lånet istedenfor hver måned. Styrehonoraret for 2018 utbetales ihht tidligere satser. Daglig leder tar kontakt med Bjørkan og Regnskap og kontorsevice A/S for kostnadsoverslag på regnskapsføring. Steinar Munkhaugen sjekker nærmere muligheten for å omregistrere Stiftelsen for slik å slippe revisjon. Det må inn en setning i avtaleforslaget mellom Stiftelsen og Kvikne utmarksråd om at daglig leder også skal arbeide med prosjektsøknader og oppfølging av disse og eventuelt etter nærmere ordre fra styreleder eller styremedlemmer. Det må også inn en setning om at avtalens maksimale omfang avtales årlig.

Sak 15/18 Praktiske justeringer/tiltak
Gjennomgang med brannvesenet 28.05.2018. Ola Rønning og daglig leder var med på denne. Det er enkelte ting som bør gjøres noe med i forhold til brannsikring. Brannhydrant og noe bedre skilting om rømningsveger ble blant annet nevnt. Det ble ikke nevnt på gjennomgangen, men Ola foreslår at det også skaffes stiger for rømningsveger i 2. etg.
Telefonen er sagt opp og det er lagd en avtale med Kvikne Utmarksråd om å benytte deres telefonnummer for å få ned utgiftene til telefon.
Det er også lagd en utleieavtale som skal benyttes ved utleie av lokaler. I denne står det litt om reglement, betaling og diverse informasjon om branntegninger, slokkeutstyr og sikringsskap.

Sak 16/18 Prosjektoversikt
Gangbrua; det er gjort noe vedlikehold på brua i sommer, men denne må det gjøres mye mer med i framtida, men hvor mye det haster er usikkert. Steinar Munkhaugen foreslår at vi benytter en autorisert fagmann som kan si noe mer sikkert om hvor mye det haster å få satt i stand denne, slik at vi kan begynne å planlegge og søke midler til dette. Det bør innhentes en pris på dette.
Lekestua; det er brukt kr 50.000,- til denne. Det er kommet inn kr 25.000,- fra Fylkeskommunen til dette, så prosjektet er gått 25.000,- i minus. Det må avklares hvor dette tapet skal føres.
Prosjektet «Ferdselsveg» er i gang og Vegard Hyttbakk er engasjert på dette. Dette er et prosjekt som finansieres av Forollhogna nasjonalparkstyre gjennom midler de har fått for samleprosjektet «Det levende fjellet» som består av mange mindre prosjekter i bygdene omkring Forollhogna.
Prosjektet om sør-samisk info ved svartsjøen er stilt i bero i avvente av ny besøksstrategi for Forollhogna nasjonalpark og infomal fra Miljødirektoratet som skal følges for skilting og informasjon i og ved verneområder.
Prosjektet felles bildespill har det ikke skjedd noe med i 2018. Kviknevarianten er klar, men det er skjedd lite i andre bygder.
Prosjektet om stoler til kapellet er i gang. De 42.000,- fra Kvikne bygdekvinnelag og Kvikne husflidslag er kommet inn på konto, så det må bare avklares hvilke stoler som skal skaffes. Steinar la fram et forslag til en prosjektoversikt for stiftelsen.
Vedtak: Det tas kontakt med Norconsult for å få tatt en kjerneprøve av gangbrua. Utgiftene til dokkestua føres av vedlikeholdskontoen. Prosjektoversikten Steinar la fram skal benyttes for alle prosjekter i framtida.

Sak 17/2018 Planer og prosjekter i 2019
Ola foreslår at P-plassen utvides, både for å få mindre areal å klippe og for å få mer parkeringsplass. Massen som må fjernes kan selges som matjord mm. for å finansiere utgiftene til dette.
Det trengs en ny oppvaskmaskin, så det går raskere å vaske kopper ved utleie. Det bør også lages noe mer oppbevaringsplass for bøtter mm, som nå står i trappeoppgangen.
Lysene i kjelleren fungerer ikke, dette bør det ses nærmere på.
Det må sjekkes hva det koster for å sette ned en brannhydrant og søkes midler til dette formålet.
Det må ses på muligheter for tilbygg på fjøset og handicaptilgang på hovdlåna og inn på toaletter.
Plan for vedlikehold i 2019 ble framlagt, både av vedlikehold som skal gå av vedlikeholdsfondet og av tiltak som ikke kan trekkes av dette fondet. En del av tiltakene kan antageligvis utføres av sommerhjelpa og det andre har Kviknehytta vært på befaring på.
Per Hvamstad ønsker at det andre rommet i stallen settes i stand. Steinar Munkhaugen reiste spørsmål om hva lokalet skal benyttes til, hva som skal gjøres og hvordan man kan få inntjening på dette prosjektet. Til det bærende i bygget (bærekonstruksjonen) er det klart at dette kommer inn under kriteriene i fondet, men ut over det må det vurderes hvordan midlene kan benyttes.
Vedtak: Stiftelsen tar sikte på samme drift i 2019 som i 2018. Det lages en skisse med forslag til utvidelse av P-plassen. Ola og Kristin får styrets fullmakt til å skaffe ny oppvaskmaskin og en plass til bøtter mm. Elektriker tilkalles for å se på lysene i kjelleren. Ola sjekker priser på å få satt opp brannhydrant og det søkes midler til dette når kostnadsoverslaget er klart.
Per ser på hva som må til for å tilfredstille krav til handicaptilgang.
Ola sjekker opp pris på brannstige. Per Hvamstad innhenter kostnadsoverslag på ny bærekonstruksjon og gulv i det andre rommet i stallen.

Sak 18/2018 Eventuelt
Neste styremøte; dette blir i januar 2019. Ola kom med innspill på at møtene enten legges tidligere på dagen eller på kveldstid i framtida.
 

    
 Protokoll fra styremøte 11.april 2018 Minimer

Protokoll

 

fra styremøte i Stiftelsen Vollan gård

 

Dato:                          11.04.2018, KL. 10-13

 

Sted:                           Vollan gård

 

Tilstede fra styret:      Per Hvamstad, Steinar Munkhaugen, Ola Rønning og Ola Vormeland

 

Forfall fra styret:        Anne Laila Fossum, Kristin Lund Austvik, Kjetil Frengstad og Egil Ween

 

Andre tilstede:            Bernt R. Hansen, sekretær

 

Sak 6/18                     Referat fra styremøtet 18.01.2018

 

Vedtak:                      Referatet ble godkjent

 

Sak 7/18                     Regnskapet for 2017

 

Regnskapet for 2017 ble framlagt og gjennomgått. Tilskudd som er innvilget er nå periodisert slik at inntektene fordeles på de årene der midlene blir benyttet. Det ble lagt fram et skjema som kan benyttes for framtiden, der alle prosjekter kan legges inn og periodiseres slik at det blir enklere å holde seg orientert om økonomien i de ulike prosjektene.

 

Vedtak:                      Regnskapet for 2017 ble godkjent

 

Sak 8/18                     Organisering av driften av Vollan fra 1. mai 2018

 

Bernt R. Hansen trer ut av stillingen som daglig leder for Vollan fra og med 1. mai 2018. Det er tatt kontakt med styret i Kvikne utmarksråd (KUR) for å undersøke om KUR kan overta noen av funksjonene som Hansen har hatt.

KUR har pr. i dag to ansatte, men det vurderes å ansette en person til, noe som vil sette KUR lettere i stand til å påta seg nye arbeidsoppgaver.

Det må avtales et møte med KUR der organiseringen av arbeidet for Vollan fra 1. mai 2018 blir drøftet.

Bernt R. Hansen vil rydde i dokumenter og overlevere permer med de dokumentene som bør beholdes på Vollan. Dette gjelder også regnskapspermer for de senere årene.

 

Blant forhold som må avklares er:

Kan/bør Kristin L. Austvik fortsette som styremedlem i Stiftelsen Vollan gård dersom hun samtidig skal være sekretær for styret?

Funksjon som sekretær for styret, håndtering av post, renhold, utleie, regnskap/revisjon m.m.

 

Med det nye regimet for drift av Vollan fra 1. mai 2018 er det aktuelt å minne om den oppgavefordelingen som styret tidligere har blitt enig om seg imellom:

 

Per Hvamstad, styreleder: overordnet ansvar, søknader, antikvarisk ansvar, vedlikehold

Steinar Munkhaugen, nestleder: Økonomi-styring, skaffe og ebarbeide bidragsytere, vedlikehold

Anna Laila Fossum: Arrangement

Kristin Lund Austvik: Nasjonalparksenteret faglig innhold, Forollhogna/Knutshø

Egil Ween: Uteareal, bygdekontakt, Forollhogna kontakt på bygda

Ola Rønning: Vedlikehold, tilsyn vatn, strøm, brannvern

 

Varamedlemmene bør også bli benyttet

 

Møtet med Kristin L. Austvik i KUR bør holdes så snart som mulig

 

Vedtak:                      Per Hvamstad og Steinar Munkhaugen gis fullmakt av styret til å møte Kristin L. Austvik i KUR for å avklare hva KUR kan påta seg av oppgaver for Vollan.

 

 

 

Sak 9/18                     Sommeren 2018 på Vollan

 

Nikoline Svergja ønsker sommerjobb på Vollan kommende sommer. Styret vil foreta en vurdering av hvor mye ressurser som kan benyttes til sommervert. Det skal gjøres en vurdering av om det kan være aktuelt å endre litt på åpningstidene i forhold til de tidene man har operert med de senere årene.

 

Det ble nevnt at det er viktig å holde veien over jordet, mellom brua og Vollan, åpen og i orden. Dersom veien er god kan det kanskje bidra til at flere går en tur til Vollan.

 

Vedtak:                      Per Hvamstad gis fullmakt til å inngå arbeidsavtale med Nikoline Svergja.

 

Sak 10/18                   Prosjektgjennomgang

 

Det har blitt en rutine at det gis en statusrapport for pågående prosjekter på hvert styremøte.

Økonomien i prosjektene vil for framtiden bli presentert ved hjelp av skjemaet som er laget til

formålet. Status og videre arbeid med prosjektene inneværende år er referert i notat skrevet av

Per Hvamstad. Notatet ble gjennomgått på styremøtet og er vedlagt dette referatet.

 

Sak 11/18       Eventuelt

  • Vedlikehold 2018

Ola Rønning og Steinar Munkhaugen vil sette opp en plan for vedlikehold for årene 2018, 2019 og 2020. Planen skal nevne ulike vedlikeholdsoppgaver og skal også inneholde et budsjett der det legges opp til å benytte midler fra vedlikeholdsfondet i takt med det forbruket som kommunen skisserte i sitt vedtak den gangen bevilgningen til fondet ble vedtatt.

I 2018 skal en tilstandsvurdering av brua og nye låvebruer på stallen prioriteres.

  • Regnskapsfører på Kvikne

Steinar Munkhaugen presenterte en idé om at det burde etableres et regnskapskontor (en person) på Kvikne, som kunne føre regnskap for ulike lag og foreninger på Kvikne som har behov for hjelp til regnskap. Kontorsted kunne være på Vollan.

  • Neste styremøte

Foreløpig ikke bestemt

 

  • Fiskefestivalen

Det ble orientert om at KUR har avsatt kr 20 000 pr år i tre år for å forsøke å få fiskefestivalen gjennomført og videreutviklet.

    
 Protokollfra styremøte 18.januar 2018 Minimer

Protokoll

 

fra styremøte i Stiftelsen Vollan gård

 

Dato:                          18.01.2018, kl. 0900 - 1200

 

Sted:                           Vollan gård

 

Tilstede fra styret:      Per Hvamstad, Steinar Munkhaugen, Anne Laila Fossum, Kristin Lund Austvik, Ola Vormeland

 

Forfall fra styret:        Ola Rønning

 

Andre tilstede:            Bernt R. Hansen, sekretær

                                    Gry-Wibeke Odden deltok under første del av møtet, sak 3/18

 

 

Sak 1/18                     Godkjenning av protokoll fra styremøtet 21.11.2017

 

Steinar Munkhaugen kommenterte at hans synspunkter i forhold til å rapportere fra stiftelsens ulike prosjekter ikke var tatt inn i protokollen. Han har nå presisert sine synspunkter i forhold til rapportering fra prosjektene i forhold til økonomi.

 

Vedtak:

 

Protokollen fra styremøtet 21.11.2017 ble godkjent

 

Sak 2/18         Tynset kommunes støtte til Stiftelsen Vollan gård

 

Siden 2008 har Tynset kommune støttet Stiftelsen Vollan gård med en 20% stillingsressurs til daglig leder-stilling ved stiftelsen. Da kommunestyret i des. 2017 vedtok kommunens budsjett for 2018 og økonomiplanen for perioden 2018 til 2021 ble stillingsressursen (lønn) som daglig leder fjernet og erstattet med et tilskudd på kr 75 000 pr. år til Stiftelsen Vollan gård. Stiftelsen må derfor drøfte hvordan den ønsker å tilpasse seg til den nye situasjonen.

Tynset kommune har i brev til stiftelsen varslet at den vedtatte endringen bør være gjennomført i løpet av tre måneder.

 

Styret drøftet den nye situasjonen og ønsker bl.a. å undersøke om noen av oppgavene knyttet til drift av Vollan kan gjennomføres ved at tilskuddet blir benyttet til kjøp av tjenester, f.eks. fra Kvikne utmarksråd (KU). Styret ønsker at Stiftelsen tar kontakt med KU for å undersøke dette nærmere.

 

Daglig leder ble bedt om å sette opp en liste over de viktigste oppgavene som ligger til drift av stiftelsen, slik at en slik oversikt foreligger før en tar kontakt med KU.

 

Vedtak:

Daglig leder setter opp en oversikt over de viktigste oppgavene som ligger til driften av Stiftelsen Vollan gård.

Styreleder i stiftelsen tar kontakt med styreleder og daglig leder i Kvikne utmarksråd for å avklare om drift av stiftelsen kan kjøpes som en tjeneste av Kvikne utmarksråd.

 

Sak 3/18         Initiativ fra Gry-Wibeke Odden om bruk av Vollan

 

Gry-Wibeke Odden har kontaktet Stiftelsen Vollan gård med ønske om et samarbeid. Hun deltok på møtet for å legge fram sine idéer for styret. Gry-Wibeke ønsker å utvikle sin egen arbeidsplass, og ønsker å benytte Vollan gård som basis for dette. Hun la fram tanker om arrangementer, lokalmatutsalg, guiding/drifting av Vollan m.m. Hun hadde også tanker om tilpassninger av bygningsmassen som burde gjennomføres for at det skal ligge bedre til rette for arrangementer. Dette gikk bl.a. ut på bedre toalettfasiliteter og universell utforming.

 

Styret drøftet Gry-Wibekes innspill. Hennes forslag ble oppfattet som et positivt initiativ, og at det er i tråd med styrets ønsker for bruk og aktiviteter på Vollan. Samtidig ble det sagt at stiftelsen ikke har mulighet til å gjøre store endringer eller tilbygg til bygningsmassen slik stiftelsens økonomi er nå.

 

Styret ønsker at styreleder og daglig leder tar kontakt med Gry-Wibeke for å diskutere om det er mulig å få til et samarbeid fra og med sommersesongen 2018. Gry-Wibeke kan tilbys å få disponere Vollan vederlagsfritt kommende sommer mot at hun tar oppdraget som sommervert, holder Vollan åpent for publikum med omtrent samme åpningstider som tidligere, overtar lista med bestilte arrangementer og tar ansvar for å legge til rette for at disse blir gjennomført på en god måte. Gry-Wibeke kan om dette gjennomføres få inntektene fra de aktivitetene hennes arbeid på Vollan genererer.

 

Vedtak:

Styreleder og daglig leder gjennomfører et møte med Gry-Wibeke Odden der det avklares om et samarbeid kommende sommer lar seg gjennomføre slik styret har skissert.

 

Sak 4/18         Prosjekter på Vollan 2018

 

Prosjektene «Bildespill» og «Utendørs utstilling» med tilskudd fra MD planlegges avsluttet ila sommeren 2018.

 

Det levende fjellet

Stort prosjekt der Vollan har fått et delprosjekt som går på kartlegging og merking av gamle ferdselsveier gjennom Kvikne. Går over 4 år, med kr 50 000 til Vollan i 2018 og kr 75 000 pr år de tre påfølgende årene 2019 til 2021. Vegar Hyttebakk vil bli engasjert til å utføre noe av arbeidet i dette prosjektet.

 

Kapellet

Det må arbeides videre med innredning. Tiltak i kapellet krever ekstern finansiering. Vollan har nylig fått gave på kr 45 000 fra Kvikne husflidlag og Kvikne bygdekvinnelag øremerket nye stoler/benker i kapellet. Gaven er oppsparte midler i de to foreningene etter overskudd fra tidligere Vollan-dager.

 

Leikestue fra 1850

En gammel leikestue, oppført på Vollan i 1850, er nå tatt fram fra stallen. Meskano er engasjert for å lage en kopi. Det er søkt om midler til å restaurere den opprinnelige leikestua. Planlegges åpning/avduking av leikestua lørdag 23. juni 2018.

 

 

Sommersesong 2018

Avklares hvordan denne gjennomføres etter samtaler med Gry-Wibeke og når det er avklart om søknaden om midler til drift blir innvilget.

 

Sak 5/18         Eventuelt

 

  • Steinar Munkhaugen utformer et forslag til exel-ark som kan benyttes på styremøtene for å rapportere om økonomisk status i de ulike prosjektene
  • Ola Vormeland ønsker kopi av alle møteinnkallinger og referater
  • Styret ønsker at det kjøpes inn ny prosjektor og ny skjerm i møterommet, som begge skal takmonteres
  • Daglig leder ta kontakt med ledelsen for fiskefestivalen og kommentere påstandene om at Vollan tar for høy leie for arrangementet, og at dette delvis er årsaken til at festivalen nå foreslås nedlagt. (Dette ble kommentert i Østlendingen fredag 19. jan.)
  • Neste styremøte/årsmøte:

Foreslås holdt onsdag 14. februar kl. 10.

    
Opphavsrett (c) 2018 Kvikne.no